Werken met een cloud - Wat je moet weten

Juist in de afgelopen jaren is er in Duitsland veel gebeurd op het gebied van digitalisering – het werk is grotendeels gedigitaliseerd, veel werknemers werken inmiddels volledig vanuit huis. Door deze trend is ook het werken met een cloud de afgelopen jaren populairder geworden, omdat dit tal van voordelen biedt zoals flexibiliteit, onafhankelijkheid en een hoge dataveiligheid.

In dit Deskspace-blogartikel bekijken we hoe het werken met een cloudsysteem werkt en hoe je het beste je digitale werkplek kunt uitbreiden. Wil je meer weten over verschillende onderwerpen op het gebied van gezondheid, neem dan gerust een kijkje in de blogs op de Deskspace-website!

Wat is een cloud eigenlijk?

Voordat we de concrete manieren bekijken waarop het werken met een cloud mogelijk is, willen we kort als basis uitleggen wat het eigenlijk is. Misschien zijn er lezers die nog niet bekend zijn met het onderwerp, en voor hen willen we een goede basis bieden.

Een cloud is een dienst die gebruikers in staat stelt om data, applicaties en middelen via het internet op te slaan en op verschillende hardware weer op te vragen. De data worden dus niet op een specifiek apparaat opgeslagen, maar op remote servers, oftewel een reeks computers. Hierdoor zijn ze altijd toegankelijk en kunnen ze worden opgevraagd zodra er een internetverbinding is.

Er zijn verschillende cloudsystemen, de meest gangbare is de zogenaamde public cloud. Deze wordt gehost door een particulier bedrijf en kan door gebruikers over de hele wereld worden gebruikt. Vaak zijn deze cloudsystemen tot een bepaalde opslagcapaciteit gratis en kunnen ze daarna via een abonnementsysteem worden uitgebreid. Public clouds zijn waarschijnlijk de beste oplossing voor cloudgebaseerd werken, omdat de infrastructuur al aanwezig is en wordt beheerd door grote softwarebedrijven.

Clouds zijn tegenwoordig veiliger dan ooit. Sommige cloudsystemen voldoen zelfs aan de vereisten die nodig zijn voor het opslaan van gevoelige klantgegevens in bedrijven – jouw data zijn dus in de meeste gevallen veilig, de grote bedrijven beschikken over de beste beveiligingssystemen. Een goed functionerende cloud hoort bij elke moderne werkplek – net als ergonomische kantoormeubelen, zoals de Deskspace Pro. Een in hoogte verstelbaar bureau met alle belangrijke functies – neem gerust een kijkje op onze website!

Voordelen van cloudgebaseerd werken

De voordelen van cloudgebaseerd werken liggen zowel aan de kant van de werkgever als de werknemer. De eenvoudige opslag en beheer van data komt beide partijen ten goede en maakt digitaal werken überhaupt mogelijk. Stel je eens voor hoe vervelend het zou zijn om de benodigde papieren en data steeds per post naar alle medewerkers thuis te sturen. Omdat ook mailproviders meestal niet 100% veilig zijn, worden clouds als oplossing gebruikt.

Modern werken met een cloud heeft onder andere de volgende voordelen:

• Flexibiliteit: De data kunnen overal worden ingezien waar internet is. Ook vanaf mobiele apparaten of een computer in het buitenland. Zo is het werk locatieonafhankelijk en heeft het bedrijf de mogelijkheid om grotendeels af te zien van eigen kantoorruimtes of bedrijfsgebouwen. Deze werkwijze wordt ook wel "full-remote" genoemd.
• Samenwerking: In een cloud kunnen alle mensen met toegangsrechten snel bij de data. Zo is het snel mogelijk om data uit te wisselen of samen aan een project te werken. In tegenstelling tot klassieke samenwerking maakt het hierbij niet uit waar de verschillende deelnemers van het project zich bevinden, omdat de cloud wereldwijd toegankelijk is.
• Kostenbesparing: Voor het bedrijf betekent het gebruik van een cloudprovider ook het besparen van hoge kosten. Er hoeven minder fysieke opslagmedia zoals harde schijven, apparaten of geheugenkaarten te worden aangeschaft, ook het klassieke papieren archief valt grotendeels weg. Hoewel een grote en veilige cloud een bepaald maandelijks bedrag kost, is dit in vergelijking met de kosten voor hardware zeer laag – bovendien is er bij de cloud geen slijtage.
• Schaalbaarheid: Een bedrijf groeit voortdurend – en meestal zijn er dan ook meer apparaten of opslagmedia nodig. Met een cloudsysteem is schaalvergroting eenvoudiger mogelijk, want er hoeven geen nieuwe apparaten te worden aangeschaft, alleen meer opslagruimte is nodig. Zo kan jouw bedrijf sneller groeien en zich op de kernactiviteiten richten.

In een modern bedrijf is een cloudsysteem nodig om medewerkers vrij te laten werken. Naast de voortschrijdende digitalisering moet er echter ook op worden gelet dat de gezondheid niet in gevaar komt door ongezond werken aan het bureau. Hiervoor kan een in hoogte verstelbaar bureau nuttig zijn – zoals die van Deskspace. Neem gerust een kijkje op onze productpagina!

Werken met de cloud: zo start je succesvol!

Misschien werk je in jouw bedrijf tot nu toe nog niet met een cloudsysteem, maar stuur je documenten & data nog per mail of ouderwets per post. Het is dan belangrijk om te weten dat je niet alleen met een cloud kunt werken – je bent afhankelijk van de medewerking van je werkgever, want anders wordt het nog ingewikkelder dan voorheen. In de privésfeer kun je natuurlijk altijd een cloud gebruiken om je documenten & papieren te organiseren.

Als jouw bedrijf overstapt op cloudgebaseerd werken, moeten alle belangrijke data goed gesorteerd en vindbaar zijn. Daarnaast is het belangrijk dat echt alles in de digitale database wordt opgeslagen, zowel inkomende als uitgaande documenten. Als er iets ontbreekt of niet gevonden kan worden, moeten weer oude wegen worden bewandeld om het betreffende document te vinden – dat moet niet gebeuren. Het is daarom aan te raden om voor het werken met een cloud een teamvergadering te beleggen om alle belangrijke vragen te bespreken.

Ook moeten alle veiligheidsvoorschriften worden nageleefd – jouw bedrijf moet nagaan welke cloudoplossing gebruikt kan worden voor gevoelige data zoals klantadressen. Ook moet duidelijk worden geregeld wie toegang heeft tot de cloud en via welke wegen deze beveiligd is – zo kan niemand bij belangrijke data komen.

Als deze vragen zijn beantwoord en je collega’s vertrouwd zijn met het cloudsysteem, verloopt het meestal heel goed – het uploaden & opslaan van alle documenten in de digitale database gaat uiteindelijk automatisch en je kunt papier en dikke ordners uit je kantoor verbannen. De aanschaf van een cloud voor je werk is een belangrijke stap voor de digitalisering, waar je ook je werkgever van moet overtuigen.

Wil je meer weten over ergonomische & gezonde kantoormeubelen? Aarzel dan niet en neem gerust een kijkje op de Deskspace-website, hier vind je alle informatie over onze producten.